Seperti organisasi lainnya, perguruan tinggi dihadapkan dengan tantangan untuk meningkatkan efisiensi pemanfaatan sumber daya yang dimilikinya. Tidak mengherankan bila semakin banyak perguruan tinggi di seluruh dunia yang mulai menerapkan aplikasi ERP (enterprise resource planning) untuk mengoptimalkan sumber daya.
ERP merupakan perangkat lunak yang digunakan di sektor industri manufaktur untuk mengotomatisasi dan mengintegrasikan proses bisnis. Namun, saat ini aplikasi ERP sudah dapat ditemukan di berbagai jenis organisasi, termasuk pendidikan.
Dengan ERP, suatu perusahaan dapat mengintegrasikan berbagai fungsi. Contohnya adalah keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, produksi, dan layanan pelanggan ke dalam satu sistem.
Baca Juga: Tren Teknologi dalam Dunia Pendidikan pada 2021
Di perguruan tinggi, aplikasi ERP ini bisa dilihat sebagai bagian dari Smart Campus, yaitu penerapan teknologi informasi untuk meningkatkan kualitas pendidikan maupun kegiatan lainnya, seperti penelitian dan pengabdian masyarakat.
ERP berpotensi menyelesaikan beberapa masalah yang sering ditemukan di perguruan tinggi. Misalnya, kesulitan mendapatkan data terkini karena basis data tidak terintegrasi dan tidak real-time.
Secara umum, sistem administrasi kampus yang belum terkomputerisasi juga sering lebih boros, karena masih berbasis kertas (paper-based). Selain itu, banyak proses administrasi harus dilakukan secara manual.
Baca Juga: Tantangan Dunia Pendidikan Hadapi Era New Normal
Fungsi yang terintegrasi dalam sistem ERP di perguruan tinggi tentunya mencakup pengelolaan pelayanan akademik (seperti pendaftaran, penjadwalan kuliah dan rencana studi). ERP di lingkungan perguruan tinggi juga bisa mengintegrasikan sistem akunting, keuangan, anggaran, pengelolaan aset, pengadaan, sumber daya manusia (dosen dan karyawan umum), serta pengelolaan inventaris.
Keuntungan penerapan ERP
Penerapan ERP dapat memberikan berbagai manfaat untuk mahasiswa dan dosen pada umumnya. Manfaat ini antara lain mencakup:
- Integrasi sistem bersama di dalam kampus. Misalnya, mencatat pemasukan dari uang kuliah mahasiswa, mencatat pengeluaran, perhitungan remunerasi dosen, dsb.
- Data yang terpusat dan tidak lagi terpisah-pisah.
- Akses ke data secara real-time.
- Meningkatkan komunikasi internal antara dosen dan karyawan dari berbagai unit.
- Mengurangi atau bahkan melenyapkan proses manual.
- Menggunakan sistem paperless
- Meningkatkan kemampuan perencanaan strategis di perguruan tinggi, antara lain karena dengan tersedianya analisis data yang sudah terpusat.
- Transparansi proses bisnis dan audit trail yang jelas.
Di sisi lain, penerapan ERP di perguruan tinggi pada praktiknya bisa bermasalah. Misalnya, biaya malah bisa meningkat alih-alih meraup penghematan. Selain risiko belanja melebihi anggaran, sering terjadi estimasi kesalahan waktu yang diperlukan untuk implementasi sistem.
Selain itu, perangkat lunak ERP yang ada belum tentu sesuai dengan karakteristik lembaga pendidikan tinggi. Secara umum, perguruan tinggi memiliki ciri dan tujuan yang berbeda dengan organisasi yang berorientasi bisnis.
Untuk dapat memperoleh manfaat dari penerapan ERP di lingkungan perguruan tinggi, Anda dapat menggunakan aplikasi dari Lintasarta. Sebagai bagian dari solusi Smart Campus, aplikasi ERP dari Lintasarta dapat memberikan data real-time untuk memudahkan pihak manajemen mengambil keputusan.
Karena Lintasarta ERP adalah layanan Managed Service, perguruan tinggi tidak lagi perlu melakukan instalasi dan perawatan sistem sendiri. Pengelolaan anggaran juga lebih mudah dan murah, karena perguruan tinggi tidak perlu mengeluarkan biaya besar di awal, cukup dengan biaya berlangganan.
Baca Juga: Keuntungan Perguruan Tinggi Gunakan Teknologi SIAKAD
Setiap perguruan tinggi umumnya memiliki kebutuhan sendiri yang belum tentu sesuai dengan solusi ERP yang sudah ada, apalagi yang berbasis aplikasi ERP untuk industri. Anda tidak perlu mengkhawatirkan hal ini, karena layanan ERP dari Lintasarta adalah solusi lengkap yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan perguruan tinggi.
Layanan Lintasarta ERP dijalankan menggunakan infrastruktur Cloud milik Lintasarta yang sudah terbukti andal, dengan jaminan SLA (service level agreement) 99,95%.
Untuk mengetahui lebih lanjut bagaimana Lintasarta ERP dapat membantu mewujudkan Smart Campus, silakan hubungi kami.