Saat ini, IT Operations sudah menjadi bagian esensial untuk memastikan jalannya bisnis perusahaan. Dalam suatu perusahaan biasanya hal ini termasuk semua proses administratif yang mendukung perangkat keras dan perangkat lunak, termasuk infrastruktur IT. Seperti proses lainnya dalam bisnis, kualitas proses dalam IT Operations yang ada kemungkinan besar masih bisa ditingkatkan, salah satunya dengan menggunakan Six Sigma.
Six Sigma adalah metode untuk meningkatkan proses, produk atau layanan dalam suatu perusahaan. Pada awalnya metode ini ditujukan untuk proses di sektor manufaktur. Namun pada saat ini, metode tersebut telah diterapkan di sektor lain seperti keuangan, dan jasa, termasuk kualitas operasi IT.
Penerapan Six Sigma di IT Operations
Six Sigma dalam IT Operations bertujuan untuk mengukur dan meningkatkan proses internal, misalnya kecepatan dan keandalan jaringan. Tujuan lain bisa saja meningkatkan proses bisnis yang melibatkan staf IT, misalnya kualitas sistem pemesanan suatu produk yang dijual perusahaan. Sebagai contoh, metode Six Sigma bisa diterapkan untuk meningkatkan kualitas layanan yang diberikan oleh Call Center perusahaan.
Baca Juga: Mengenal IT Operation dan Kenapa Anda Membutuhkannya
Penerapan proses ini dalam bagian IT bisa menghasilkan perampingan jumlah perangkat keras (server, storage, router, dan lain-lain), waktu penyelesaian keluhan yang lebih cepat, serta penyelesaian proyek dengan kualitas tinggi dan tetap tepat waktu.
Six Sigma adalah metodologi proses yang cukup kompleks. Pada kesempatan ini kita hanya akan membahas secara garis besar dari metodologi ini. Untuk meningkatkan kualitas proses yang sudah ada, biasanya digunakan metode DMAIC (define, measure, analyze, improve, control).
Define (Definisi)
Pada tahap ini dilakukan perumusan (definisi atau pernyataan) masalah, kebutuhan, dan sasaran yang hendak dicapai. Selain itu, pada tahap ini ekspektasi dari pelanggan atau pengguna juga harus sudah dinyatakan dengan jelas. Ekspektasi pelanggan bisa diketahui lewat proses seperti wawancara dan diskusi kelompok terpumpun (focus group).
Measure (Pengukuran)
Pada tahap ini dilakukan kuantifikasi performa proses yang sudah ada saat ini, kemudian dilakukan pengukuran dan pengukuran data. Ini bertujuan untuk menentukan performa garis dasar (baseline). Hasil pengukuran dalam tahap ini kemudian dapat dibandingkan dengan hasil yang didapatkan di tahap akhir. Dengan demikian, dapat ditentukan secara objektif apakah ada peningkatan signifikan.
Baca Juga: Bagaimana Managed IT Operation Membantu Transformasi Digital
Analyze (Analisis)
Tujuan tahap Analyze adalah mengidentifikasi akar masalah, yang kemudian harus dieliminasi. Dalam proses ini bisa digunakan berbagai alat analisis seperti grafik dan diagram, serta analisis sebab akibat (cause-effect analysis). Dalam tahap ini, sangat penting untuk menemukan akar permasalahan sebenarnya untuk dipecahkan.
Improve (Peningkatan)
Setelah mengidentifikasi akar masalah di tahap analisis, pada tahap Improve dilakukan pencarian solusi yang diharapkan dapat memecahkan akar permasalahan. Seharusnya ada berbagai alternatif solusi yang bisa diusulkan. Semua alternatif tersebut kemudian diperiksa dan diuji, kemudian dipilih yang terbaik untuk diterapkan.
Untuk mengetahui efektivitas solusi yang dipilih, bisa diterapkan rencana percontohan (pilot plan) sebelum solusi tersebut diterapkan secara final. Di rencana percontohan ini dilakukan pengukuran dengan metrik yang sudah dipilih di awal, untuk dibandingkan dengan performa baseline.
Control (Pengendalian)
Meskipun suatu proses sudah dapat ditingkatkan, sering terjadi orang-orang masih kembali ke kebiasaan sebelumnya, dan menggunakan prosedur lama. Pada tahap Control, dilakukan upaya agar perubahan proses yang dilakukan benar-benar menetap. Langkah yang dilakukan pada tahap ini termasuk penetapan prosedur standar baru, pemantauan dan pengendalian terhadap faktor-faktor yang dapat memengaruhi performa proses.
Penggunaan Six Sigma Metode DMAIC oleh Lintasarta
Perusahaan yang mendelegasikan operasi IT perusahaannya ke penyedia jasa Managed IT Operations tidak hanya ingin mendapatkan efisiensi biaya, tetapi juga peningkatan kualitas layanan IT.
Baca Juga: Lebih Lincah Menghadapi Krisis dengan Managed Service IT Operation
Lintasarta menerapkan metode DMAIC secara terus-menerus untuk meningkatkan performa, meningkatkan pengalaman pelanggan, dan mengoptimisasi proses bisnis. Dengan demikian, pelanggan yang memanfaatkan layanan Managed IT Operations dari Lintasarta dipastikan akan selalu mendapatkan jasa pengelolaan operasi IT berkualitas tinggi. Untuk informasi lebih lanjut tentang bagaimana cara Lintasarta Managed IT Operations meningkatkan IT Operations Anda, silakan hubungi kami.