Pengelolaan aset IT (teknologi informasi/TI) merupakan salah satu tanggung jawab dari bagian IT sebuah organisasi. Aset IT ini mencakup, antara lain perangkat keras, lunak, dan informasi lainnya yang digunakan untuk keperluan bisnis.
Aset IT ini harus dikelola dengan baik agar memberikan manfaat maksimum buat bisnis. Pengelolaan ini mencakup pengadaan, pelacakan, dan pemeliharaan (termasuk upgrade) dan pembuangan (disposal) ketika tidak lagi dibutuhkan.
Baca juga: Merancang Strategi untuk Memulai Otomasi Layanan IT
Berbagai Jenis Aset IT
Aset perangkat keras mencakup perlengkapan fisik seperti server, komputer meja, komputer jinjing, perangkat bergerak lainnya (ponsel, tablet), printer, dan lain-lain.
Aset perangkat lunak antara lain adalah aplikasi, baik yang dilisensikan berdasarkan pengguna (per user) ataupun untuk tiap mesin. Aset perangkat lunak juga mencakup perangkat lunak sumber terbuka (open source) dan berbasis Cloud (Cloud-based), misalnya layanan Software as a Service (SaaS) yang digunakan.
Perusahaan mungkin juga perlu melacak aset digital, yang mencakup antara lain konten seperti video, audio, multimedia, serta dokumen lainnya. Pelacakan lisensi bisa mencakup baik perangkat lunak maupun aset digital.
Baca juga: Mencapai Keunggulan Operasional dengan Managed Service IT Operation
Manfaat Pengelolaan Aset IT
Secara singkat, proses pengelolaan IT mencakup langkah-langkah berikut:
- Identifikasi aset. Langkah pertama adalah membuat daftar inventaris semua aset IT yang dimiliki perusahaan
- Pelacakan. Ini mencakup lokasi inventaris, kondisi aset fisik (perangkat keras, dan lainnya), serta lisensi perangkat lunak.
- Pemeliharaan. Ini mencakup reparasi, upgrade, penggantian, serta disposal. Semua kegiatan pemeliharaan ini harus dicatat sebagai bagian proses pengelolaan aset.
Beberapa manfaat yang bisa didapatkan dari sistem pengelolaan aset IT antara lain adalah:
Pusat Data Terpusat
Tanpa pengelolaan aset IT yang sistematis dan terpusat, dokumentasi dan pelacakan aset mungkin tersebar ke beberapa bagian atau orang-orang di perusahaan. Akibatnya, tidak ada orang atau pihak yang bertanggung jawab. Dengan sistem pengelolaan aset IT, perusahaan dapat melihat dan melacak aset dengan lebih efektif.
Penggunaan Lebih Optimal
Dengan pengelolaan aset IT yang rapi dan sistematis, pendayagunaan aset bisa dilakukan dengan optimal. Karena aset yang ada terlacak dengan baik, bagian IT bisa menghindari pengadaan perangkat dan aplikasi yang tidak diperlukan, karena sebenarnya sudah ada perangkat yang sama atau setara. Perusahaan dapat merencanakan alokasi dan distribusi aset sesuai kebutuhan, dan dengan lebih efisien.
Kepatuhan Terhadap Lisensi
Suatu bisnis kerap kali harus diaudit untuk memastikan bahwa perusahaan menggunakan perangkat lunak dan aset digital lainnya yang sudah dilisensikan secara layak. Pelanggaran terhadap lisensi, atau menggunakan perangkat lunak bajakan bisa berakibat pembayaran denda atau penuntutan. Karena itu, pengelolaan aset oleh bagian IT juga harus mencakup pelacakan lisensi.
Baca juga: Pentingnya Proses Sertifikasi IT untuk Perusahaan
Pengambilan Keputusan Lebih Baik
Sistem pengelolaan aset yang baik akan membantu perusahaan mengambil keputusan yang lebih baik untuk pembelian dan pengadaan aset IT selanjutnya. Perusahaan bisa menilai aset mana yang memberi manfaat optimal, dan aset mana yang tidak lagi diperlukan untuk pengadaan berikutnya.
Meskipun pengelolaan aset IT merupakan hal penting, kegiatan ini bisa menghabiskan waktu dan sumber daya. Dengan mendelegasikan pengelolaan aset IT ke layanan Managed Service, staf IT internal dapat memusatkan perhatian pada aktivitas yang lebih strategis buat perusahaan.
Dengan Lintasarta Managed Service for IT Operation (IT), perusahaan bisa memperoleh manfaat dari jasa pengelolaan aset IT yang disediakan oleh tenaga profesional yang sudah terlatih. Jasa yang disediakan mencakup antara lain pelacakan perangkat keras (hardware tracking), pengadaan perangkat keras (hardware procurement), pelacakan lisensi perangkat lunak (software license tracking), dan pengelolaan kontrak.
Layanan Managed IT Operation dari Lintasarta tersedia dari 54 kantor cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Untuk mengetahui lebih lanjut bagaimana Lintasarta dapat membantu Anda mengelola aset IT, serta memenuhi kebutuhan jasa teknologi informasi lainnya, silakan hubungi kami.