Menjaga Alur Kerja

Dalam industri di mana keberlangsungan produksi dan kerja adalah sebuah keniscayan, seperti consumer good, teknologi komunikasi dan informasi memegang peranan yang sangat penting. Gangguan terhadap teknologi ini, berarti terganggunya semua kegiatan yang berujung pada kerugian yang tidak sedikit. Tanggung jawab menjaga ini lah yang diemban oleh Eny Sawitri Wachyudi, Information System-Department Manager PT KAO Indonesia. “Dengan semua yang computerized dengan detail dan saling terhubung satu bagian dengan bagian yang lain, maka gangguan terhadap IT berarti yang gangguan terhadap semuanya. Kalau sudah begitu ya susah,” katanya. Apalagi, PT KAO Indonesia sebagai salah satu pemain penting di industri consumer good,presisi dalam hal apapun menjadi penting. Belum lagi mereka terhubung dengan para klien besar yang meminta standar tinggi. Service Level Agreement (SLA) yang disepakati sangat tinggi yaitu 99%. Artinya, toleransi atas ketidaktepatan hampir dalam semua hal hanyalah 1%, jika melebihi itu akan ada penalti. “Ya memang segitu kesepakatannya,” tutur Eny. Dia mencontohkan soal keterlambatan pengiriman saja. Hampir setiap supermarket besar sudah dengan tepat menghitung stok tiap barang. Jika stok kosong dan barang terlambat dikirim, maka akan ada overtime yang berarti kerugian. Ini yang membuat SLA menjadi tinggi dan semua di industri ini saling terkait. Sejauh ini, PT KAO Indonesia berhasil memenuhi dan menjaga itu semua. Ini terbukti dengan cabang mereka yang terus bertambah. Tahun ini sudah ada 16 cabang dan banyak distributor besar. Semua ini harus saling terkoneksi. Untuk cabang, KAO sudah memiliki jaringan sendiri yang disediakan oleh Lintasarta. Sementara untuk distributor besar, koneksi itu menggunakan USB. Karena menjaga alur kerja adalah hal yang paling penting, maka PT KAO Indonesia kini tengah menjalankan program untuk memberikan setiap jaringan yang menghubungkan cabang dengan kantor pusat ada jaringan back up nya. Sejauh ini, sudah ada empat cabang yang memiliki back up jaringan. Direncanakan back up jaringan seluruh cabang dan kantor pusat selesai semuanya pada tahun ini.“Kalau ada back up kan lebih tenang. Jadi kalau jaringan utama ada gangguan atau lagi down, bisa langsung diganti dengan jaringan yang lain sehingga kerja atau pun produksi tidak terganggu,” paparnya. Hanya saja, jaringan back up itu harus berasal dari sumber yang berbeda dengan jaringan utama. Jika berasal dari sumber yang sama, maka jaringan back up itu tidak ada gunanya. Sebab kalau terjadi kerusakan atau gangguan pada sumbernya, maka jaringan utama dan back up tidak akan berfungsi karena asalnya sama. PT belum memiliki bagian yang mengawasi secara terus menerus selama 24 soal jaringan ini. Eny menilai itu masih dalam pertimbangan. Hanya saja, selama berhubungan dengan Lintasarta, jika ada gangguan, bisa ditangani dengan cepat sehingga tidak mengganggu kerja. “Kalau ada gangguan dan telepon, Lintas langsung datang. Kecepatan merespon gangguan ini adalah salah satu kelebihan lintas,” tuturnya. Kelebihan ini yang membuat PT KAO Indonesia menjadi salah satu pelanggan yang loyal. Kerja sama ini sudah dilakukan sejak tahun 1994 lalu. Dan Eny menyebut tampaknya bakal terus berlangsung di masa mendatang. Hanya saja Eny meminta agar Lintas lebih agresif untuk memperkenalkan produk-produk baru mereka. Ini bermanfaat jika ada produk yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan KAO. “Ya meskipun nanti misalnya ada sedikit modifikasi. Tetapi kami perlu untuk mendapatkan update teknologi atau produk baru,” paparnya. Selain itu, penggunaan teknologi IT juga mulai diterapkan PT KAO Indonesia untuk para sales dengan GPRS dan aplikasi laporan. Sementara untuk survei dan riset, sebut Eny bakal sulit untuk dilakukan dan harus dilakukan secara manual. Pasalnya, banyak item yang mesti disurvei atau dilakukan riset dengan detail. “Kalau itu dengan aplikasi kayaknya sulit, mesti manual. Kalau sales kan aplikasinya sederhana, Cuma jenis dan kuantitas saja,” terangnya. Dia mencontohkan, untuk melakukan survei sebuah produk sabun cuci saja, riset dilakukan dengan merekam video kamar mandi atau tempat cuci, bagaimana cara mengucek sebagian besar orang Indonesia, berapa lama merendam, dan banyak hal lainnya. Bahkan, untuk sebuah deterjen khusus untuk mencuci batik tulis, survei dan riset dilakukan hampir sebulan penuh dengan cara live in di sebuah desa pembuat batik tulis di Cirebon. Mereka belajar semuanya, mulai bahan yang digunakan, cara membatiknya, cara mencucinya dan lain sebagainya. “Itu orang Jepang yang melakukan,” jelasnya. Hasilnya adalah Attack berbahan klerek yang memang khusus untuk batik tulis. Itu semua, papar Eny untuk menujukkan betapa semangat kerja di KAO adalah melakukan semuanya dengan detail, cermat dan teliti. Hasil riset yang detail, cermat dan teliti itu tidak akan banyak berguna jika teknologi komunikasi dan informasi yang ada di PT KAO Indonesia tidak mumpuni. Belum lagi, PT KAO Indonesia harus memberikan laporan kepada kantor pusat mereka yang ada di Jepang. “Semua KAO di dunia, servernya ada di sana memang. Ini yang memang sedikit agak menyusahkan, untuk itu, persoalan jaringan memang harus beres,” tukasnya.