Pandemi telah memaksa banyak perusahaan memberlakukan kebijakan karyawannya untuk bekerja dari rumah (work from home atau WFH) dan memanfaatkan alat kolaborasi daring. Bekerja jarak jauh saat ini terlihat populer, meski cara bekerja seperti ini juga punya tantangan tersendiri.

Beberapa tugas dapat dikerjakan secara mandiri, namun pada umumnya karyawan membutuhkan kolaborasi agar dapat tetap produktif. Alhasil, kini di seluruh dunia penggunaan alat kolaborasi daring (online) meningkat pesat.

Secara global, survei Gartner menunjukkan bahwa pada 2021, hampir 80% karyawan menggunakan alat kolaborasi daring. Angka ini naik 44% dibandingkan tahun sebelumnya, ketika hanya sekitar 55% karyawan yang menggunakannya.

Baca Juga: Bagaimana Caranya Membangun Kantor Hibrida?

Meski sudah banyak yang menggunakan alat kolaborasi daring, belum tentu perusahaan sudah memanfaatkannya secara optimal. Anda mungkin ingin meninjau praktik kolaborasi yang sudah dilakukan untuk melihat apakah ada hal yang bisa ditingkatkan. Berikut beberapa kiat yang dianjurkan oleh Harvard Business Review untuk kolaborasi daring (virtual).

Manfaatkan rapat berkala untuk kebutuhan strategis

Rapat (meeting) sangat penting untuk menemukan ide, menentukan visi, dan diskusi strategis serta kreatif lainnya. Namun ini tidak berarti Anda harus menambahkan jadwal rapat lagi, yang bisa merepotkan para karyawan yang jadwalnya sudah penuh.

Bila dimungkinkan, masukkan agenda diskusi strategis/kreatif ke dalam jadwal rapat virtual berkala yang sudah ada. Sebagai alternatif, Anda bisa menetapkan jadwal rapat khusus sekali sebulan untuk diskusi strategis dan kreatif.

Tentukan agenda sebelumnya, tugaskan seseorang yang bertanggung jawab memfasilitasi rapat dan mengarahkannya. Tentukan juga orang yang mencatat hasil rapat dan mengirimkannya ke peserta juga pemangku kepentingan.

Berbagi dokumen

Sejatinya, tidak semua kolaborasi harus dilakukan secara sinkron (pada saat bersamaan). Kolaborasi juga dapat dilakukan secara asinkron (tidak pada saat bersamaan). Bila tim Anda tidak perlu melakukan komunikasi sinkron untuk kerja sama, lakukan kolaborasi dengan berbagi dokumen.

Berbagai aplikasi daring dan layanan penyimpanan daring memungkinkan karyawan perusahaan untuk berbagi dokumen dan dilengkapi dengan fitur pelacakan perubahan.

Manfaatkan aplikasi seperti ini untuk mencantumkan instruksi dengan jelas ketika berbagi dokumen dan tentukan tenggat penyelesaian. Dengan demikian, kolaborator tidak perlu banyak bertanya dan bisa menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.

Bekerja berdampingan secara virtual

Di kantor, bekerja berdampingan sering terjadi dengan sendirinya. Bekerja bersama di kantor merupakan cara paling mudah ketika beberapa karyawan bekerja dalam proyek yang sama. Namun ketika bekerja virtual, bekerja berdampingan ini mungkin harus diatur secara sadar.

Baca Juga: Mencapai Efisiensi Anggaran di Lembaga Pemerintahan dengan Hosted Collaboration Solution

Bekerja berdampingan secara virtual dapat dilakukan dengan aplikasi konferensi video. Para karyawan dapat memulai sesi konferensi video, lalu melakukan tugas yang harus dikerjakan bersama.

Hasilnya, karyawan kemudian dapat meminta bantuan atau masukan dari rekan atau atasan yang bergabung dalam sesi konferensi video tersebut bila diperlukan.

Optimalkan pesan instan

Pesan instan dapat menjadi alat komunikasi lain untuk lebih efektif bekerja sama dengan rekan sejawat. Dibandingkan telepon dan konferensi video, pesan instan tidak terlalu menuntut perhatian. Selain itu pesan instan lebih mudah digunakan sambil mengerjakan tugas lain.

Pesan instan juga pada hakikatnya adalah alat asinkron dan Anda tidak perlu membalas pesan saat itu juga. Tentunya tidak setiap masalah dapat diselesaikan lewat pesan instan. Dalam hal ini, tim bisa beralih ke telepon atau konferensi video.

Solusi andal

Kiat-kiat yang diuraikan di atas tentunya tidak akan dapat berjalan tanpa solusi kolaborasi daring yang andal, aman, dan mudah digunakan. Lintasarta Hybrid Collaboration Solution (HCS) merupakan layanan Lintasarta berbasis Cloud yang dapat dimanfaatkan untuk kolaborasi daring, baik untuk yang bekerja dari jauh maupun yang hadir di kantor.

Baca Juga: 4 hal yang patut diperhatikan industri resource dalam menghadapi New Normal

Solusi Lintasarta HCS mengintegrasikan berbagai alat kolaborasi, mulai dari konferensi video, telepon, dan pesan instan. Tersedia fitur Personal Meeting Room, IP Telephony, Video Endpoint, Web meeting ID dan  Instant Messaging.

Untuk mengetahui bagaimana solusi Lintasarta Hybrid Collaboration Solution dapat mencapai produktivitas optimal, silakan hubungi kami.