Bagaimana Caranya Membangun Kantor Hibrida?

Pandemi memaksa banyak perusahaan mewajibkan karyawannya untuk bekerja dari rumah. Cepat atau lambat vaksinasi akan memungkinkan karyawan untuk kembali kantor atau setidaknya memanfaatkan sistem kantor hibrida. Namun, kembali ke keadaan sebelum pandemi belum tentu langkah terbaik.

Banyak perusahaan yang melihat kerja dari rumah (work from home) atau sering dilihat sebagai kerja jarak jauh (remote work) sebagai hal positif. Sebuah survei dari PriceWaterhouse Coopers (PwC) pada Januari 2021 menemukan fakta, sebagian besar para atasan melihat rata-rata produktivitas karyawan meningkat (52%) pada saat bekerja dari rumah.

Baca juga: 4 hal yang patut diperhatikan industri resource dalam menghadapi New Normal

Data tersebut meningkat dibandingkan survei sebelumnya (44%). Persepsi karyawan sendiri berbeda soal produktivitas. Hanya sekitar 34% pada survei Januari 2021 yang menyebutkan bahwa mereka semakin produktif bekerja di rumah, meskipun ini sudah membaik dibandingkan survei sebelumnya, ketika hanya 28% karyawan yang merasa lebih produktif.

Meskipun ada kesenjangan dalam melihat produktivitas, baik atasan maupun karyawan sepakat bahwa kerja jarak jauh secara keseluruhan berjalan baik. Sekitar 83% atasan perusahaan menilai kerja jarak jauh mereka cukup sukses, dan ini diikuti oleh 71% karyawan. Alasan terbesar kenapa karyawan menyukai kerja jarak jauh adalah fleksibilitas, misalnya lebih banyak kesempatan untuk mengelola masalah keluarga.

Bila cara bekerja seperti ini ternyata membuahkan hasil, kenapa tidak dipertahankan saja? Kebanyakan atasan dan manajer perusahaan melihat, meskipun dalam jangka pendek bekerja jarak jauh membawa manfaat, dalam jangka panjang perusahaan masih membutuhkan kantor.

Baca juga: Siapkah Infrastruktur Perusahaan Anda untuk Terapkan Teleworking?

Sekitar 66% atasan melihat bahwa kantor dilihat masih diperlukan untuk mempertahankan budaya perusahaan. Solusi yang kelihatannya akan diterapkan adalah kantor hibrida (hybrid workspace), yang menggabungkan teleworking/remote working dan pekerjaan kantoran.

Kantor Hibrida Meningkatkan kolaborasi

Untuk merancang kantor hibrida, Anda perlu merumuskan strategi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Menurut artikel Harvard Business Review, ada empat strategi yang perlu diperhatikan untuk membangun kantor hibrida. Perusahaan perlu merumuskan strategi untuk menjembatani kehadiran fisik dan virtual, serta strategi untuk kolaborasi hybrid. Selain itu, tidak kalah pentingnya untuk memikir ulang desain dan bangun perkantoran.

1. Menjembatani fisik dan virtual
   Salah satu masalah yang biasa dihadapi tim yang bekerja secara hybrid adalah menjembatani kehadiran fisik dan virtual. Pada suatu kantor hybrid nantinya akan biasa dilakukan rapat yang dihadiri oleh karyawan baik secara fisik maupun secara virtual. Idealnya, terdapat kesetaraan antar semua karyawan dalam suatu tim, yang tidak tergantung kepada cara kehadirannya.

   Tanpa perancangan dan penggunaan peralatan yang bisa merapatkan kesenjangan antara karyawan yang hadir di kantor dan yang bekerja dari rumah, bisa terjadi masalah.

2. Menyeimbangkan kerja individual dan kolaborasi
   Salah satu dampak negatif kerja jarak jauh adalah berkurangnya waktu kolaborasi. Sebuah survei menemukan fakta, karyawan yang bekerja di kantor menghabiskan waktu dua kali lebih lama untuk kolaborasi dengan karyawan lainnya, dibandingkan karyawan yang bekerja penuh waktu dari rumah. Karena itu, perusahaan yang hendak mendukung kantor hybrid harus memikirkan cara untuk meningkatkan waktu kolaborasi ini.

   Di sisi lain, kolaborasi tidak selalu berarti menghabiskan waktu bersama-sama. Ruang kolaborasi yang baik juga harus mendukung saat-saat kerja individual dan privasi.

3. Membalik kegunaan ruang terbuka vs tertutup
   Perusahaan perlu mempertimbangkan untuk membalik kegunaan ruang terbuka dan tertutup di kantor. Sebelum pandemi, semakin banyak kantor yang berpindah ke ruang terbuka (open space) untuk karyawan individual, dan ruang tertutup untuk rapat. Ke depannya, perlu dipertimbangkan untuk membalik kegunaan ini, dengan menyediakan ruangan tertutup untuk digunakan karyawan yang perlu bekerja secara individual.

   Karyawan yang bekerja di kantor akan mengharapkan privasi dan fokus yang bisa didapatkan ketika bekerja dari rumah. Ini menuntut ruangan tertutup. Sementara itu, ruangan terbuka dapat dimanfaatkan untuk rapat atau kerja lain yang membutuhkan kolaborasi antara karyawan.

4. Desain yang lebih fleksibel
   Perusahaan juga dapat mendayagunakan desain fleksibel untuk ruangan kantor. Karena cukup banyak karyawan yang bekerja dari rumah atau tempat lain pada suatu waktu, banyak perusahaan akan menimbang ulang kebutuhan luas kantornya. Apakah perlu menyewa ruangan kantor yang luas tetapi tidak digunakan secara maksimal? Bisakah perusahaan menggunakan kantor yang lebih kecil?

   Solusi yang bisa diambil adalah mengurangi luas kantor, namun digunakan secara optimal. Ruangan yang ada dapat didesain dengan lebih fleksibel agar serbaguna, atau mudah diubah penggunaannya dengan cepat. Misalnya, suatu ruangan terbuka dapat dirancang agar dapat dipakai untuk rapat hybrid, namun juga bisa digunakan untuk makan siang sewaktu jam istirahat.

Solusi Lintasarta

Bisa dilihat salah satu masalah yang akan dihadapi oleh kantor hybrid adalah bagaimana menjaga kolaborasi antarkaryawan. Apa pun strategi yang diambil perusahaan Anda nantinya, alat yang digunakan untuk kolaborasi hybrid harus dapat menjembatani para karyawan dengan baik. Peralatan ini termasuk perangkat lunak kolaborasi.

Lintasarta Hybrid Collaboration Solution (HCS) merupakan layanan Lintasarta berbasis Cloud yang dapat dimanfaatkan untuk membangun kantor yang menggabungkan kehadiran fisik dan virtual. Solusi ini mendukung berbagai moda kolaborasi, mulai dari konferensi video, telepon, dan pesan instan. Fitur yang tersedia, antara lain adalah Personal Meeting Room, IP Telephony, Video Endpoint, Web meeting ID, Instant Messaging.

Platform rapat virtual dari Lintasarta juga sudah terintegrasi dengan teknologi terdepan dari Cisco, Microsoft, dan Poly. Anda dapat menggunakan layanan ini berdasarkan kebutuhan perusahaan karena Lintasarta Hybrid Collaboration Solution dapat dimodifikasi sesuai pertumbuhan perusahaan.

Baca juga: Mencapai Efisiensi Anggaran di Lembaga Pemerintahan dengan Hosted Collaboration Solution

Lintasarta HCS juga sudah dilengkapi dengan dukungan layanan dari Lintasarta Managed Security, sehingga semua peserta rapat, baik yang hadir langsung maupun virtual, dapat mendiskusikan topik tanpa perlu akan khawatir akan ancaman masalah keamanan siber. Oleh karenanya, hal tersebut pun membuat solusi Lintasarta HCS cocok digunakan untuk institusi seperti firma hukum atau lembaga pemerintahan.

Untuk mengetahui lebih lanjut bagaimana solusi Lintasarta HCS dapat membantu perusahaan Anda membangun kantor hibrida, silakan hubungi kami.