Dalam dunia bisnis yang dinamis dan serba cepat, efisiensi dan akurasi jadi hal yang sangat penting, termasuk dalam mencatat Minutes of Meeting (MoM). Namun, masih banyak orang yang melakukan ini secara manual.
Bukan tidak tepat, namun kurang efektif. Pasalnya, saat ini banyak teknologi yang bisa membantu Anda dalam menangani kekhawatiran saat mencatat MoM, salah satunya dengan menggunakan Meeting Assistant berbasis AI (Artificial Intelligence).
Apa Itu Meeting Assistant Berbasis AI?
Dikutip dari Forbes, Minutes of Meeting atau risalah rapat merupakan dokumen penting yang merangkum poin-poin utama dari suatu pertemuan atau kegiatan rapat, mencakup keputusan yang diambil, tugas yang harus dilakukan, dan tanggung jawab setiap individu.
Namun, mencatat Minutes of Meeting secara manual seringkali memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Di sinilah peran Meeting Assistant berbasis AI menjadi sangat vital.
Baca juga: 5 Aplikasi Meeting Virtual Tercanggih Yang Sering Digunakan
Meeting Assistant berbasis AI merupakan salah satu perangkat lunak yang hadir dengan menggunakan kecerdasan buatan untuk membantu dalam berbagai aspek rapat, termasuk pencatatan Minutes of Meeting.
Teknologi ini mampu mendengarkan, menganalisis, dan secara otomatis meringkas poin-poin yang ada dalam percakapan selama rapat berlangsung, sehingga Anda bisa lebih fokus pada diskusi dan pengambilan keputusan.
Manfaat Menggunakan Meeting Assistant Berbasis AI
Meeting Assistant berbasis AI menawarkan berbagai manfaat bagi individu dan organisasi untuk mencatat Minutes of Meeting seperti yang dikutip dari usemotion berikut ini:
1. Efisiensi Waktu
Meeting Assistant berbasis AI secara signifikan mengurangi waktu yang diperlukan untuk mencatat dan menyusun Minutes of Meeting. Dengan kemampuan untuk menangkap percakapan secara real-time, AI dapat menghasilkan catatan yang lengkap dan akurat dalam waktu yang jauh lebih singkat dibandingkan metode manual.
2. Akurasi yang Lebih Tinggi
AI dapat meminimalkan kesalahan atau kekurangan manusia dalam pencatatan Minutes of Meeting. Algoritma AI yang secara khusus dirancang untuk mendeteksi dan merekam informasi penting secara tepat, dapat dengan mudah mengurangi risiko informasi penting terlewat atau tidak dicatat dengan tidak akurat.
3. Kemudahan Penggunaan
Sebagian besar Meeting Assistant berbasis AI dirancang dengan antarmuka yang user-friendly, memungkinkan pengguna dari berbagai latar belakang teknis untuk menggunakannya dengan mudah. Integrasi dengan berbagai platform komunikasi juga menjadikan AI ini sangat fleksibel dalam berbagai lingkungan kerja.
4. Penyimpanan dan Pengelolaan Dokumen
Meeting Assistant berbasis AI biasanya dilengkapi dengan fitur penyimpanan dan pengelolaan dokumen yang terorganisir. Hal ini akan memudahkan Anda dalam mencari dan mengakses Minutes of Meeting dari rapat sebelumnya, membantu dalam pelacakan progres dan tindak lanjut.
Baca juga: Panduan Utama Penggunaan Cloud Video Rapat Virtual
Implementasi Meeting Assistant Berbasis AI
Implementasi Meeting Assistant berbasis AI dalam mencatat Minutes of Meeting merupakan langkah strategis yang bisa meningkatkan efisiensi dan akurasi pencatatan meeting. Namun sebelum melangkah lebih jauh, sebaiknya Anda perhatikan beberapa hal berikut ini:
1. Memilih Platform yang Tepat
Ada banyak platform Meeting Assistant berbasis AI yang tersedia di pasaran, seperti Otter.ai, Fireflies.ai, Microsoft Teams, dan Lintasarta Meeting AI. Memilih platform yang sesuai dengan kebutuhan merupakan langkah yang sangat krusial. Pertimbangkan faktor seperti kompatibilitas, fitur yang ditawarkan, dan biaya berlangganan.
2. Pelatihan dan Adaptasi
Setelah memilih platform, penting untuk melatih tim dalam menggunakan teknologi ini. Meski AI dirancang untuk kemudahan penggunaan, tapi bagaimanapun juga adaptasi awal akan membutuhkan sedikit waktu dan pelatihan agar semua anggota tim bisa memanfaatkan semua fitur yang tersedia, dengan lebih maksimal.
3. Integrasi dengan Proses Kerja
Integrasikan Meeting Assistant berbasis AI yang Anda pilih dengan alur kerja dan proses bisnis yang sudah berjalan. Misalnya, pastikan bahwa Minutes of Meeting yang dihasilkan dapat dengan mudah dibagikan dan diakses melalui sistem manajemen proyek atau platform kolaborasi yang digunakan perusahaan.
Baca juga: Tips Memilih Layanan Video Conference yang Lebih Aman
Lintasarta Meeting AI Solusi Terbaik Untuk Anda
Lintasarta Meeting AI adalah platform berbasis AI yang dirancang untuk mengotomatisasi proses pembuatan ringkasan dan poin-poin penting dalam rapat secara otomatis, sehingga Anda bisa lebih fokus kepada rapat
Platform ini menggunakan teknologi pengenalan suara dan pemrosesan bahasa alami, sehingga dapat memberikan beberapa keuntungan, di antaranya:
- Menghemat waktu secara signifikan dengan secara otomatis menghasilkan ringkasan dan poin-poin penting dalam rapat.
- Menggunakan teknologi AI mutakhir untuk memastikan ringkasan dan poin-poin penting dalam rapat lebih akurat dan lengkap.
- Lintasarta Meeting AI dapat mengidentifikasi dan mentranskripsikan pembicaraan bahkan dalam kondisi akustik yang bising.
- Membantu meningkatkan efisiensi rapat dengan menyediakan ringkasan yang mudah dibaca, didengarkan ulang dan memudahkan Anda untuk mengambil tindakan yang diperlukan.
- Lintasarta Meeting AI menyediakan fitur untuk menambahkan komentar dan anotasi, sehingga memudahkan kolaborasi pasca-rapat.
Baca juga: Ini Keuntungan Perusahaan Jika Menggunakan Video Conference
Lintasarta Meeting AI adalah solusi ideal untuk Anda yang ingin menghemat waktu dan biaya, meningkatkan akurasi dan efisiensi rapat, serta mempermudah kolaborasi selama Minutes of Meeting. Untuk mendapatkan Lintasarta Meeting AI hari ini, silakan kunjungi tautan ini.