Aplikasi email menjadi salah satu faktor keberlangsungan dan keberhasilan bisnis perusahaan. Namun sering ditemukannya kendala dalam memanage aplikasi email perusahaan yang menghubungkan ratusan hingga ribuan karyawan di dalamnya. Melihat peluang tersebut, Lintasarta kini pun melebarkan sayap bisnisnya dengan menyediakan layanan Lintasarta Managed Mail. General Manager IT Services Product Development Lintasarta Gidion S. Barus mengungkapkan layanan managed mail ini merupakan layanan yang diberikan oleh Lintasarta bagi perusahaan yang ingin fokus pada core bisnisnya.
Tapi harus memikirkan permasalah, seperti email. “Dalam layanan ini kami akan menyediakan, mengelola dan melakukan maintain mail untuk pelanggan,” ujarnya. Menurut dia, layanan ini merupakan solusi tepat untuk para perusahaan yang hendak fokus kepada bisnis inti. Sedangkan untuk urusan-urusan di luar bisnis inti dapat diserahkan kepada provider pihak ketiga atau dalam hal ini bisa diserahkan kepada pihak Lintasarta. Di samping itu, Lintasarta pun tengah melirik perkembangan teknologi dan managed services di dunia yang akan mulai bergeser salah satunya menggunakan layanan managed mail.
“Awalnya merupakan data center, kemudian naik kelas menjadi cloud computing, lanjut lagi ke aplikasi, dan saat ini tersedia managed mail. Layanan ini merupakan rencana jangka panjang dari jasa yang selama ini kami tawarkan,” tutur Gidion. Dia melihat kecenderungan perusahaan memiliki kesulitan untuk mengatur layanan managed mail. Di samping itu, jika perusahaan berusaha untuk membangun sendiri layanan ini artinya si perusahaan harus membeli seluruhnya. Mereka pun harus menyediakan infrastruktur dan hardware-nya, lengkap dengan aplikasi yang akan menjalankan.
Jika semua kebutuhan sudah dipenuhi, perusahaan harus menyediakan sumber daya manusia (SDM) yang kompeten untuk menjalankan keseluruhan sistem yang dibangunnya. Padahal sistem tersebut bukan bisnis inti perusahaan maka turn over perusahaan bisa menjadi tinggi. “Jika saya memiliki bisnis keuangan, salah satu yang saya harus maintain adalah mail, kenapa saya harus memikirkan urusan yang bukan core. Kenapa nggak pihak ketiga saja yang mengurus, yang penting saya mengetahui berapa cost dan SLA-nya,” jelas Gidion.
Di samping masalah tersebut, Gidion melihat layanan managed mail akan lebih baik dikelola oleh pihak ketiga. Salah satu masalahnya adalah selama ini jika bukan bisnis inti, maka perusahaan rata-rata tidak memiliki back-up. “Lintasarta datang dengan hal ini. Kami akan datang mengatur semua kebutuhan layanan tersebut dalam bentuk OPEX, tidak harus membeli. Kemudian orang dari kami akan melakukan semua maintenance, kami juga akan menyediakan Data Recovery-nya. Komitmen Lintasarta kepada pelanggan adalah SLA-nya yang tinggi,” ungkapnya.
Mitigasi Risiko
Managed mail ini akan menjadi layanan email kelas enterprise melalui skema sederhana, yakni biaya berlangganan per user per bulan. Layanan ini menjadi salah satu keunggulan menggunakan layanan Lintasarta dibandingkan dengan membangun layanan sendiri. Jika membeli layanan sendiri, perusahaan harus menyiapkan server dengan kapasitas tertentu dalam jangka waktu yang ditentukan. Ambilah contoh menyediakan kapasitas satu juta subscriber dalam jangka waktu tiga tahun.
Walaupun hingga akhir bulan pertama pelanggannya baru seribu, tapi infrastructure sudah menampung satu juta. Masalah yang dihadapi adalah ketika setelah tahun ketiga belum juga mencapai satu juta pelanggan. “Ada risiko, tahun ketiga saya harus melakukan refresh kembali, karena harus mengganti kapasitas dan Adanya managed services berbasis cloud computing akan membuat perusahaan dimudahkan dengan risiko yang minim. Layanan tersebut termasuk melakukan setup, provisioning, perawatan berkelanjutan dan upgrade pada infrastruktur Exchange Server, sehingga mengurangi beban kerja dan membantu membebaskan divisi Information Technology (IT) untuk berfokus pada bisnis inti. sistem lainnya.
Sekarang apa yang ditawarkan oleh Lintasarta adalah menawarkan dengan ilustrasi tadi. Di hari pertama dan bulan pertama, kalau hanya 1.000 pelanggan, maka yang dibayar 1.000 saja. Bulan kedua, subscribernambah 10.000, maka yang dibayar sejumlah itu,” jelas Gidion. Setelah tahun ketiga, jika sistem dan aplikasi sudah kadaluarsa, Lintasarta akan mengganti, tanpa mengganggu pelanggan. Jadi kompleksitas dan risiko pelanggan akan dikurangi. Lintasarta akan memitigasi risiko, dengan meminimalisir risiko yang mereka pegang. Skema seperti ini akan memberikan efsiensi terhadap perusahaan terutama saat ini, dimana sebuah bisnis tidak bisa diprediksi berhasil atau tidak. Efsiensi yang didapat memang bukan efsiensi yang sangat tinggi, tetapi yang meminimalisir risiko dengan tinggi. Risiko bisa dikurangi karena bisnis lebih cepat.
Namun, jika mau dihitung efsiensi maka teknologi yang lama sudah dihitung. Server yang lama ketika dihitung hanya 25% utilisasinya. Sebagai contoh, untuk aplikasi Human Resoucers yang mengevaluasi karyawan setiap enam bulan sekali. Jika menggunakan cloud, yang idle dapat digunakan oleh yang lain. Itu menjadi salah satu keuntungan teknologi cloud dan basic layanan managed mail Lintasarta adalah cloud computing. Adanya managed services berbasis cloud computing akan membuat perusahaan dimudahkan dengan risiko yang minim.
Layanan tersebut termasuk melakukan setup, provisioning, perawatan berkelanjutan dan upgrade pada infrastruktur Exchange Server, sehingga mengurangi beban kerja dan membantu membebaskan divisi Information Technology (IT) untuk berfokus pada bisnis inti. Gidion memaparkan kedepannya, layanan ini akan terus berkembang salah satunya menjadi layanan kolaborasi, yakni email, kalender, dan alert meeting.Dengan kolaborasi alert meeting, pelanggan tidak harus datang ke meeting room, tapi masuk ke dalam virtual room. Dalam ruang inilah pelanggan dapat melakukan video conference atau voice conference. (*)